Personvern

Hvem har ansvar?

Avantgarde Fieldsales leveres av AVAGA HOLDING AS, org.nr. 829 544 482. Kontakt: rl@avaga.no. Denne informasjonen gjelder den norske tjenesten, både nettsiden og appen.

Avaga er behandlingsansvarlig for egen kunde- og kontoadministrasjon, fakturering, support og sikkerhet. Bedriften du arbeider for er behandlingsansvarlig for opplysninger om sine ansatte, kunder og prospekter som den bruker i systemet. Avaga behandler disse opplysningene på bedriftens instruks som databehandler. Bedriften skal gi egen informasjon om sin bruk og ha et gyldig behandlingsgrunnlag.

Opplysninger kommer fra deg, bedriftens administrator, bedriftens registreringer og importer, offentlige adresse- og foretaksregistre og betalingsstatus fra Stripe. Vi selger ikke personopplysningene dine.

Hva bruker vi opplysningene til?

Konto og tilgang: navn, e-post, bruker-ID, firma, roller og innloggingsopplysninger brukes til innlogging og riktig firmatilgang. Opplysningene er nødvendige for å opprette og administrere kontoen. Avagas grunnlag for administrasjon av bedriftens kontaktpersoner er berettiget interesse i å levere og administrere tjenesten (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Når du selv er avtalepart, brukes avtalen som grunnlag for det som er nødvendig for å oppfylle den (bokstav b).

Sikkerhet og support: IP-adresse, tekniske forespørsler, innloggingshendelser og nødvendige saksopplysninger brukes til feilsøking, tilgangskontroll og håndtering av misbruk. Grunnlaget er berettiget interesse i sikker drift og i å besvare henvendelser. Tilgangen begrenses til personer som trenger opplysningene for oppgaven.

Arbeidet i bedriften: adresser, kontaktopplysninger, notater, besøk, tilbud, salg og provisjonsgrunnlag behandles når bedriften bruker de aktuelle funksjonene. Ved signering og dokumentutsending behandles også signatur, avtaledokument og utsendingsstatus. Autoriserte brukere i bedriften får tilgang etter rolle og tildeling. Ikke legg inn sensitive opplysninger eller unødvendige personopplysninger i fritekst.

Abonnement: firma, kontaktperson, faktura- og betalingsstatus brukes til fakturering og tilgangsstyring. Kortopplysninger oppgis hos Stripe. Nødvendig regnskapsmateriale oppbevares for å oppfylle lovpålagte plikter (artikkel 6 nr. 1 bokstav c). Betalingsstatus kan automatisk åpne eller begrense firmatilgangen. Kontakt Avaga hvis statusen er feil, eller du ønsker en manuell kontroll.

Kart, posisjon og lokal lagring

Med tillatelse fra enheten brukes posisjonen din til å vise deg i kartet. Deling med kolleger er et eget valg i Live-funksjonen og skjer i en privat kanal for eget firma. Deling er avslått ved innlogging i gjeldende nettversjon. Eldre appversjoners offentlige delingskanaler er sperret. Slå av deling i Live eller trekk tilbake posisjonstillatelsen på enheten. Appen ber ikke om bakgrunnsposisjon. Bedriften må selv vurdere lovligheten av eventuell oppfølging av ansatte; et valg i grensesnittet avgjør ikke dette alene.

Kart og programbiblioteker lastes fra Kartverket, OpenStreetMap, jsDelivr og unpkg. Disse mottar tekniske opplysninger som IP-adresse og hvilke ressurser som etterspørres. Kartforespørsler angir kartutsnitt. Ved adresseoppslag sendes nødvendige søk eller koordinater til adressetjenesten. Når du velger eksterne lenker til Google Maps eller 1881, åpnes den tjenesten med valgt destinasjon eller søk.

Enheten lagrer innlogging, nødvendige innstillinger og enkelte registreringer som venter på synkronisering. Nettversjonen bruker lokal nettleserlagring; mobilappen bruker også enhetens sikre lagring for innlogging. Logg ut på delte enheter. Ikke slett appdata før ventende registreringer er synkronisert. Sletting på serveren fjerner ikke automatisk skjermbilder eller andre kopier du selv har laget.

Demoen viser offentlige adresser med fiktive personer og aktiviteter. Demoaktivitet lagres i minnet og nullstilles når demoen startes på nytt. Den sender ikke ekte e-post, salg eller betalinger. Kartleverandørene mottar fortsatt tekniske kartforespørsler.

Leverandører og behandling utenfor EØS

Supabase leverer database og innlogging. Prosjektdatabasen ligger i Stockholm (eu-north-1). Netlify leverer nettside og serverfunksjoner; serverfunksjonene kjører i USA (us-east-2). Den separate gjenopprettingsjournalen ligger i Netlify Blobs i Frankfurt (eu-central-1). Resend leverer e-post; sending er satt til Irland (eu-west-1), men Resend oppgir at data lagres i USA. Stripe håndterer betaling og behandler også enkelte opplysninger som selvstendig behandlingsansvarlig.

Valgt databaseregion betyr ikke at all leverandør-, support- og kontobehandling skjer i EØS. Leverandøravtalene regulerer behandling og internasjonale overføringer, blant annet gjennom EUs standard personvernbestemmelser og, der vilkårene er oppfylt, EU–US Data Privacy Framework. Kontakt Avaga for informasjon om relevant overføringsgrunnlag og garantier for din behandling.

Les leverandørinformasjon hos Supabase, Netlify, Resend og Stripe.

Hvor lenge beholdes opplysningene?

Konto: innlogging og profil beholdes mens kontoen er i bruk. Deaktivering er en pause og kan reverseres. Ved permanent kontosletting fjernes personlig innlogging og profil etter kontroll. Kommer du tilbake etter permanent sletting, må du opprette ny konto.

Bedriftens dokumenter: salg, provisjonsgrunnlag, kontrakter og signaturer vurderes separat fra kontoen. Bedriften må dokumentere formålet, nødvendig innhold og frist eller konkret hendelse som avslutter oppbevaringen for hver kategori. En avtale beholdes bare så lenge den trengs til å oppfylle avtalen, oppfylle en konkret lovplikt eller håndtere et dokumentert rettskrav. Dette gir ikke en generell rett til å beholde alle salgsdata. Historikk som beholdes med en separat identitet uten selgernavn, er ikke nødvendigvis anonym.

Regnskap: opplysninger som faktisk er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale følger gjeldende frist for den aktuelle kategorien. For primærdokumentasjon er hovedregelen fem år etter regnskapsårets slutt. Dette er ikke en femårsfrist for alle kundeopplysninger, signaturer eller notater.

Support, sikkerhetslogger og saksbehandling: nødvendige opplysninger beholdes mens henvendelsen eller sikkerhetshendelsen undersøkes og følges opp. Når saken er avsluttet, skal overflødige vedlegg og personopplysninger fjernes ved kontroll. Videre oppbevaring krever et dokumentert formål, avgrenset innhold og ny kontroll- eller sluttdato. Avagas egne beholdte saksopplysninger gjennomgås minst kvartalsvis. Leverandørenes tekniske logger og sikkerhetskopier følger i tillegg deres tjenestespesifikke oppbevaringsløp; dette er ikke et løfte om umiddelbar sletting fra alle kopier.

Slettekvittering: en minimal kvittering uten navn, e-post eller konto-ID beholdes i maksimalt tolv måneder fra fullført sletting, gjennomgås kvartalsvis og fjernes tidligere når den ikke lenger trengs. Full sakslogg omfattes ikke av denne tolvmånedersregelen.

Gjenopprettingsjournal: konto-ID, kontoens opprettelsestid, saks-ID og nødvendige statusopplysninger beholdes separat til alle registrerte sikkerhetskopier som kan gjenopprette kontoen er utløpt eller slettet, og saken er avklart. Deretter fjernes journalposten etter kontroll. Journalen inneholder ikke navn, e-post, passord, signaturer eller kundedokumenter. Slettede kontoer skal kontrolleres før en gjenopprettet sikkerhetskopi tas i ordinær bruk.

Ved opphør av bedriftens tjeneste avklares tilbakelevering og sletting av bedriftens data med den ansvarlige bedriften. Uavklarte spørsmål er ikke grunnlag for ubegrenset lagring. Personlig kontosletting, deaktivering og oppsigelse av abonnement er forskjellige handlinger.

Innsyn, retting og sletting

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning og, når vilkårene er oppfylt, dataportabilitet. Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Dersom en behandling bygger på samtykke, kan det trekkes tilbake uten at tidligere lovlig behandling blir ulovlig.

Bruk Slett kontoen min, eller kontakt rl@avaga.no. Du trenger ikke et aktivt eller betalt abonnement for å kontakte oss. For bedriftens kunde- og personalopplysninger behandler vi forespørselen sammen med den ansvarlige bedriften. Vi kontrollerer identiteten din uten å be deg sende passord eller engangskoder.

Sletteforespørsler behandles manuelt før utførelse. Innsending er ikke bekreftelse på fullført sletting. Siste administrator og abonnementseier må avklare ansvarsoverføring eller avslutning av firmaet. Vi opplyser om resultatet, eventuelle opplysninger som beholdes, begrunnelsen og oppbevaringsregelen. En forespørsel besvares uten ugrunnet opphold og normalt innen én måned. Hvis nødvendig forlengelse er tillatt, informerer vi om grunnen innen den første måneden.

Du kan klage til Datatilsynet og bruke tilgjengelige rettslige klagemuligheter. Vesentlige endringer i denne informasjonen skal gjøres kjent for berørte brukere.